L’Assemblée Générale des copropriétaires : rôle et fonctionnement

L’Assemblée Générale des copropriétaires est organisée par le syndic, a minima une fois par an. Dans le cadre de situations exceptionnelles, tels que des travaux imprévus, le syndic peut convoquer une AG extraordinaire.

Chaque copropriétaire reçoit une convocation, par lettre recommandée avec AR, au minimum 21 jours avant la tenue de l’AG. Ce courrier officiel comporte les informations pratiques – lieu, date et heure de la réunion – ainsi que l’ordre du jour. Il s’agit de la liste des décisions qui seront soumises au vote le jour J. Celle-ci est établie, de concert, par le syndic et le conseil syndical. Les copropriétaires ont la possibilité, au cours de l’année, de leur soumettre, par lettre recommandée avec AR, une ou plusieurs questions à ajouter à l’ordre du jour. En revanche, le jour de l’AG, les questions non inscrites à l’ordre du jour pourront faire l’objet d’une discussion mais ne pourront être soumises à un vote.

La convocation comprend également tous les documents nécessaires à la bonne compréhension des questions portées au vote. Il peut s’agir, par exemple, de contrats ou de devis en vue de travaux. Enfin, elle est accompagnée d’un pouvoir en blanc. Ce formulaire permet aux copropriétaires absents de se faire représenter par un autre copropriétaire ou toute autre personne de son choix.

La tenue de l’Assemblée Générale débute par la signature de la feuille de présence. Elle sert à comptabiliser le nombre de participants – présents ou représentés – et à déterminer ainsi le nombre de voix des votants. En effet, chaque copropriétaire possède un nombre de voix en tantièmes de copropriété, équivalent à sa quote-part des parties communes.

On procède également à la désignation, parmi les copropriétaires, d’un président de séance et de scrutateurs. Le syndic, lui, est chargé du secrétariat et dresse, au cours de l’AG, un procès-verbal. Une copie de ce compte-rendu sera envoyée à chaque copropriétaire, dans les deux mois suivant la réunion.

S’ensuit le vote de chaque point inscrit à l’ordre du jour. Chaque copropriétaire est ainsi invité à se prononcer pour ou contre chacune des mesures proposées. Une fois le vote clos, le président procède au dépouillement des votes. Il indique alors à l’assemblée si la résolution est adoptée ou rejetée.

Il est à noter que le type de majorité varie selon l’importance de la décision. Le remplacement d’un élément vétuste par un équipement semblable, comme dans le cas d’une chaudière par exemple, est voté à la majorité simple. En revanche, pour supprimer un équipement collectif tel qu’un ascenseur, l’unanimité est requise.

L’ordonnance du 10 février 2021 a prolongé l’autorisation de la tenue d’Assemblées Générales dématérialisées, et ce jusqu’à la fin de l’état d’urgence sanitaire plus un mois.

Ainsi, le syndic a la possibilité d’organiser des AG avec vote par correspondance ou d’opter pour la visioconférence – ou tout autre moyen de communication électronique permettant l’identification des copropriétaires.

Dans le premier cas, les copropriétaires utilisent le formulaire de vote par correspondance. Celui-ci est désormais joint à la convocation reçue par chacun des copropriétaires. Ce formulaire reprend la liste des résolutions soumises au vote à venir. Il propose, pour chacune d’entre elles, de cocher la case de son choix : « pour » ou « contre » ou « abstention ». Le formulaire est à compléter, parapher et signer. Il doit ensuite être envoyé au syndic, au minimum trois jours avant la date de tenue de l’AG.

Dans le cas d’une visioconférence ou d’une audioconférence, le copropriétaire doit informer le syndic de sa participation, au plus tard trois jours avant la réunion de l’AG. Le jour J, le déroulement de la réunion reste identique.